Syftet med en medarbetarundersökning är inte att samla in svar, utan att lära sig något och agera. Därför sitter värdet i reflektionen efteråt, alltså i samtalet om vad svaren betyder och vad ni ska göra annorlunda. Det samtalet ser dock olika ut, och behövs olika ofta, beroende på om du är VD, chef, HR eller medarbetare.
Fråga någon varför de gör en medarbetarundersökning, så får du ofta svaret ”för att vi brukar”. Det är ärligt, men tyvärr inget bra skäl. En enkät utan eftertanke liknar nämligen ett läkarbesök där du aldrig läser provsvaren.
I den här guiden tittar vi därför på reflektionen ur fyra perspektiv. Sedan går vi igenom vilka frågor som hör till basen och vilka som gör skillnad för just er organisation.
Varför gör man medarbetarundersökningar?
En medarbetarundersökning ger organisationen en gemensam bild av hur medarbetarna upplever riktning, ledarskap, samarbete och arbetsmiljö. Den fångar dessutom signaler tidigt, innan de syns i sjukfrånvaro, personalomsättning eller missade mål. Effekten kommer dock först när någon tar sig tid att tolka svaren och bestämma vad som ska hända.
Kort sagt finns det tre skäl som håller:
- Ni vill förstå. Svaren visar till exempel var det skaver och var det fungerar.
- Ni vill prioritera. Ingen hinner förbättra allt, så undersökningen hjälper er välja.
- Ni vill visa att ni lyssnar. Medarbetare som ser att deras svar leder någonstans svarar också ärligare nästa gång.
Varför uteblir reflektionen?
Reflektionen uteblir sällan för att någon struntar i den. Oftare beror det på att ingen äger den. Rapporten kommer, men ingen har bokat tid, ingen vet vem som ska leda samtalet och vardagen tar över. När nästa medarbetarundersökning sedan går ut har resultatet från förra hunnit bli gammalt.
Inom neuroledarskap pratar man ofta om hjärnans behov av förutsägbarhet. Enligt David Rocks SCARF-modell väcker osäkerhet en hotreaktion, medan tydlighet skapar trygghet. Om medarbetare svarar men aldrig hör något mer, uppstår precis den sortens osäkerhet. Därför kostar en utebliven återkoppling mer förtroende än man tror.
Reflektionen ser olika ut beroende på vem du är
VD, chef, HR och medarbetare behöver olika saker av samma medarbetarundersökning. VD behöver en helhetsbild för prioriteringar, chefen behöver ett samtal med sitt team, HR behöver se mönster över tid och medarbetaren behöver veta att svaren spelade roll. Rytmen för reflektionen skiljer sig därför också åt.
Om du är VD
Din reflektion handlar om helheten. Frågan är inte ”hur gick det?”, utan snarare ”vad säger det här om vår förmåga att nå målen?”. Titta därför efter mönster som går igen i flera delar av organisationen, till exempel otydliga prioriteringar eller bristande samarbete mellan avdelningar.
Hur ofta: Ungefär en gång per kvartal räcker för de flesta. Koppla gärna reflektionen till ledningsgruppens ordinarie genomgång av mål och resultat, så att den inte blir ett separat projekt.
Om du är chef
Här sker den viktigaste reflektionen, eftersom det är i teamet som förändringen faktiskt händer. Ditt jobb är inte att ha alla svar. Istället ska du ställa öppna frågor: Vad känner ni igen? Vad överraskar? Vad vill vi göra något åt först?
Hur ofta: Efter varje mätning, och sedan en kort återkoppling ungefär varannan månad. Kom ihåg att prata om teamets resultat på gruppnivå, så att ingen behöver känna sig utpekad.
Om du är HR
Din roll är att se mönster över tid och mellan grupper. Samtidigt är du den som gör det lätt för cheferna att genomföra sina samtal. Ge dem därför en enkel struktur, påminn om tider och samla in vilka åtgärder teamen väljer.
Hur ofta: Löpande, men med en större genomgång en eller två gånger per år där du jämför resultat och följer upp vad åtgärderna gav.
Om du är medarbetare
Även du har en roll i reflektionen. Fundera gärna på vad du själv kan bidra med, och säg till om något i resultatet inte stämmer med din bild. Ett resultat blir nämligen mer användbart när fler perspektiv kommer fram i samtalet.
Hur ofta: I samband med teamets genomgång. Du behöver alltså inte göra något extra, men det hjälper att komma förberedd.
Hur ofta ska man göra en medarbetarundersökning?
Det finns ingen frekvens som passar alla organisationer. Rytmen beror på hur snabbt verksamheten förändrar sig och hur mycket tid ni har att följa upp. En bra tumregel är därför att aldrig mäta oftare än ni hinner reflektera. Många väljer en större undersökning per år och kortare pulsmätningar däremellan.
Mät hellre mer sällan och följ upp ordentligt, än ofta och utan samtal. Dessutom är det lättare att få hög svarsfrekvens när medarbetarna ser att förra undersökningen ledde till något.
Vilka frågor ska en medarbetarundersökning innehålla?
En bra medarbetarundersökning har två lager. Först en stabil bas av frågor som ni ställer varje gång, så att ni kan se utvecklingen över tid. Sedan ett fåtal egna frågor som handlar om det som gör skillnad för just er just nu, till exempel ett nytt mål, era värderingar eller en pågående förändring.
Basen
Basfrågorna fungerar som en termometer. Därför ska de vara desamma från gång till gång, annars kan ni inte jämföra. De brukar täcka områden som:
- tydlighet i mål och förväntningar
- möjlighet att påverka sitt arbete
- relationer och samarbete
- rättvisa och gemensamma spelregler
- erkännande och respekt
Det som gör skillnad för er
Här väljer ni själva. Ställ frågor om det ni faktiskt försöker förändra, till exempel:
- Förstår du hur ditt arbete bidrar till årets viktigaste mål?
- Upplever du att vi lever som våra värderingar säger?
- Hur har förändringen i höstas påverkat ditt arbete?
Byt gärna ut de här frågorna när fokus skiftar. Basen ger er alltså jämförbarhet, medan de egna frågorna ger relevans.
Fem sätt att få reflektionen att bli av
Reflektionen blir av när ni bestämmer den innan undersökningen startar. Utse en ansvarig, boka tiden, ge cheferna en enkel samtalsform, begränsa fokus till några få teman och berätta för medarbetarna vad som hände sedan.
- Boka tiden innan enkäten går ut. Då konkurrerar samtalet inte med allt annat i kalendern.
- Utse en ägare. Någon behöver nämligen hålla i tråden, oftast närmaste chef.
- Välj två eller tre teman. Den som försöker förbättra allt förbättrar till slut ingenting.
- Använd samma samtalsform i alla team. På så sätt blir det enklare för chefen och tryggare för medarbetarna.
- Berätta vad som hände. Visa i nästa undersökning vad ni gjorde med förra resultatet.
Vanliga frågor om medarbetarundersökningar
Varför ska man göra en medarbetarundersökning?
En medarbetarundersökning ger en gemensam bild av hur medarbetarna upplever riktning, ledarskap, samarbete och arbetsmiljö. Värdet uppstår dock först när någon tolkar svaren, prioriterar och följer upp i teamen.
Vem ansvarar för reflektionen efter en medarbetarundersökning?
Ansvaret delas. VD reflekterar över helheten, närmaste chef leder samtalet i teamet och HR ger struktur och ser mönster över tid. Medarbetarna bidrar genom att dela sina perspektiv i samtalet.
Hur ofta ska man göra en medarbetarundersökning?
Det beror på hur snabbt verksamheten förändrar sig. Många väljer därför en större medarbetarundersökning per år och kortare pulsmätningar däremellan. Mät dock aldrig oftare än ni hinner reflektera och följa upp.
Vilka frågor ska ingå i en medarbetarundersökning?
Blanda en stabil bas av frågor som ni ställer varje gång med ett fåtal egna frågor om det som gör skillnad för er just nu. Basen ger alltså jämförbarhet, medan de egna frågorna ger relevans.
Vad händer om man inte följer upp en medarbetarundersökning?
Medarbetare som inte ser någon återkoppling tappar ofta förtroendet för undersökningen. Nästa gång kan svaren därför bli färre, kortare eller mer försiktiga, vilket gör resultatet mindre användbart.